SIMANCA BATAM adalah Sistem Manajemen Agenda, Naskah, dan Catatan Administrasi Dinas Pertanahan Kota Batam yang dikembangkan untuk mendukung tata kelola administrasi internal secara digital, tertib, cepat, dan terdokumentasi.
Website resmi SIMANCA BATAM dapat diakses melalui:
Melalui SIMANCA BATAM, proses pengelolaan agenda kegiatan, naskah/persuratan, disposisi, notulen, catatan administrasi, serta tindak lanjut pekerjaan dapat dilakukan secara lebih terintegrasi. Sistem ini membantu pimpinan dan pegawai dalam memantau kegiatan, membaca surat masuk, memberikan disposisi, mengunggah dokumen pendukung, serta memastikan setiap proses administrasi berjalan sesuai kewenangan masing-masing pengguna.
SIMANCA BATAM hadir sebagai bagian dari upaya Dinas Pertanahan Kota Batam dalam memperkuat transformasi digital administrasi pemerintahan. Dengan sistem ini, informasi kegiatan dan surat dapat tersampaikan lebih cepat, arsip dapat tersimpan dengan rapi, serta tindak lanjut pekerjaan dapat dipantau secara lebih efektif.
1 — Modul Agenda
Modul Agenda digunakan untuk mengelola jadwal kegiatan Dinas Pertanahan Kota Batam. Melalui modul ini, admin dapat menginput agenda kegiatan, mencatat waktu dan tempat pelaksanaan, menentukan peserta yang menghadiri, mengunggah file undangan, serta melihat rekap agenda kegiatan.
Agenda yang telah diinput akan tersimpan dalam sistem dan dapat dipantau melalui dashboard. Sistem juga mendukung pengiriman notifikasi WhatsApp sebagai pengingat kepada pegawai yang ditunjuk menghadiri kegiatan, sehingga informasi agenda dapat tersampaikan dengan lebih cepat dan tepat waktu.
Selain itu, data agenda dapat diekspor dalam bentuk PDF untuk kebutuhan cetak, arsip resmi, maupun pelaporan internal.
2 — Modul Naskah/Persuratan
Modul Naskah/Persuratan digunakan untuk mengelola surat masuk, buku agenda surat, disposisi, delegasi tugas, serta tindak lanjut surat. Melalui modul ini, admin atau pengelola surat dapat mencatat data surat masuk, mengunggah berkas utama surat, menambahkan lampiran, mencatat deadline tindak lanjut, dan meneruskan surat kepada pimpinan untuk proses disposisi.
Pimpinan dapat memberikan instruksi disposisi, menentukan bidang tujuan, serta memantau perkembangan tindak lanjut surat. Kepala bidang juga dapat mendelegasikan surat kepada pelaksana yang ditunjuk, sementara pelaksana dapat mengisi uraian tindak lanjut dan mengunggah bukti pendukung sesuai kebutuhan.
Dengan adanya modul ini, proses persuratan menjadi lebih tertib, terpantau, dan terdokumentasi dalam sistem digital.
3 — Modul Catatan Administrasi
Modul Catatan Administrasi digunakan untuk mencatat hasil kegiatan, mengisi notulen, mengunggah file notulen atau dokumentasi pendukung, serta memantau rencana tindak lanjut kegiatan internal.
Setiap kegiatan yang belum memiliki catatan atau file notulen dapat dipantau melalui dashboard. Dengan demikian, proses pelengkapan administrasi kegiatan dapat dilakukan secara lebih tertib dan tidak menumpuk.
Melalui modul ini, pegawai dapat mengisi catatan kegiatan secara singkat, jelas, dan sesuai hasil pelaksanaan kegiatan. Apabila terdapat rencana tindak lanjut, sistem juga menyediakan ruang untuk mencatat uraian lanjutan, PIC, dan batas waktu penyelesaian.
4 — Hak Akses Pengguna
SIMANCA BATAM menerapkan pengaturan hak akses berdasarkan role pengguna. Setiap akun hanya dapat melihat dan mengelola data sesuai kewenangannya.
Pengguna sistem terdiri dari admin, Kepala Dinas, Sekretaris Dinas, pengelola surat, kepala bidang, serta pelaksana atau anggota bidang. Pengaturan hak akses ini bertujuan untuk menjaga keamanan data, memperjelas alur kerja, dan memastikan setiap pengguna hanya mengakses informasi sesuai tugas dan tanggung jawabnya.
Dengan sistem hak akses tersebut, proses administrasi dapat berjalan lebih aman, tertib, dan sesuai kewenangan masing-masing pengguna.
5 — Manfaat SIMANCA BATAM
SIMANCA BATAM memberikan berbagai manfaat dalam mendukung administrasi internal Dinas Pertanahan Kota Batam, antara lain:
- Mempermudah pencatatan dan pemantauan agenda kegiatan dinas.
- Mempercepat pengelolaan surat masuk, disposisi, dan delegasi tugas.
- Membantu pimpinan memantau perkembangan tindak lanjut surat dan kegiatan.
- Meningkatkan ketertiban arsip digital administrasi.
- Mengurangi risiko keterlambatan informasi melalui notifikasi pengingat.
- Memudahkan pembuatan rekap dan export PDF untuk kebutuhan arsip maupun pelaporan.
- Mendukung transparansi, akuntabilitas, dan efektivitas kerja internal.
- Menjadikan proses administrasi lebih rapi, mudah ditelusuri, dan terdokumentasi dengan baik.
Bagian 6 — Bantuan dan Kontak
Apabila pengguna mengalami kendala dalam penggunaan SIMANCA BATAM, pengguna dapat memanfaatkan menu Tell Us / Pengaduan yang tersedia pada portal SIMANCA BATAM atau menghubungi kontak resmi berikut:
- Website: https://simancabatam.com
- WhatsApp: 0851 1717 9945
- Email: admin@simancabatam.com
- Instagram: @dinaspertanahan.kotabatam
- Facebook: Dinas Pertanahan Kota Batam
Dengan hadirnya SIMANCA BATAM, Dinas Pertanahan Kota Batam terus berkomitmen untuk meningkatkan kualitas tata kelola administrasi pemerintahan melalui pemanfaatan teknologi digital yang efektif, responsif, mudah digunakan, dan terdokumentasi dengan baik.